1.1 El proceso de análisis, representación y organización de la información

La función de los archivos es principalmente organizar y tratar la documentación para conseguir que sea accesible a los usuarios. Así, esos documentos son objeto de procesos ( físicos / intelectuales ). Intelectuales ( después de la adquisición )- un análisis documental, que es un conjunto de operaciones cuya finalidad es crear representaciones de los documentos primarios y organizarlos para que sea posible la recuperación de la información.

Esta representación permite crear índices y bases de datos. El análisis documental consta de dos partes, el análisis formal y el análisis de contenido o semántico.

·         Análisis formal : es el que realizaremos sobre el soporte de la información. Con él trataremos de resolver el problema de identificación precisa de los documentos. Se consigue mediante un proceso de representación, la descripción bibliográfica y los puntos de acceso, los encabezamientos para organizar y recuperar información, el conjunto de la operación resultante se llama catalogación descriptiva.

·         Análisis de contenido : Incluye todas las operaciones que permiten descubrir el tema de un documento y extraer los conceptos que van a representarlo. Consta de 2 procesos, la representación, dónde se realiza un resumen para asignar puntos de acceso temáticos seleccionando aquellos términos que representen mejor el contenido, permitiendo así la recuperación del documento según su contenido; y la asignación de los puntos de acceso, llamados descriptores, encabezamientos de materia o códigos de clasificación, mediante dos operaciones la indización y el resumen.

       1.2.1 Definición

          Según la norma UNE 50-121-1991 se define como acción de describir o identificar un documento en relación con su contenido. La UNESCO la define como un proceso que consiste en describir y caracterizar un documento con la ayuda de representaciones de los conceptos contenidos en dicho documento, y como una finalidad mediante un proceso destinado a permitir una búsqueda eficaz de la información contenida en un fondo documental. Slype la define como operación que consiste en enumerar los conceptos de los que trata un documento y representarlos mediante un lenguaje documental.

       1.2.2 Fases del Proceso

            Según la UNE 50-121-1991 consta de tres fases :

·         Examen del documento y definición de su contenido : Reducir su contenido a un resumen breve o a una única frase.

·         Identificación y selección de las nociones principales del contenido : Seleccionando conceptos porque sean los que estén tratados con más profundidad en el documento o porque sean los que más puedan interesar a nuestros usuarios.

·         Selección de los términos de indización, que van a representar a esos conceptos : Utilizando sinónimos ( científicos o populares ), ... según la topología de los usuarios, esta selección se facilita se utilizamos un lenguaje documental.

      1.2.3 Tipos y sistemas de indización

            Según el sistema que empleemos dentro de los diferentes tipos de indización, podremos aplicar unos criterios u otros, obteniendo diferentes tipos :

·         Control terminológico : Hay dos variantes la indización en lenguaje libre o en lenguaje controlado ( normalizando los términos de indización ).

·         Fuente de obtención de la documentación : También hay dos variantes la indización por extracción ( derivada ), dónde los términos se sacan del texto de los documentos ( no hay control terminológico ), que se suele utilizar en sistemas automatizados; y la indización por asignación, dónde los términos son asignados por los indizadores que suelen tomarlos de un lenguaje documental.

·         Coordinación de conceptos : Los conceptos se pueden combinar en el momento del almacenamiento, indización precoordinada, o en el momento de la recuperación, indización postcoordinada, debiendo el usuario relacionar los términos con operadores boléanos.

·         Método de organización de los conceptos en el sistema : Indización Alfabética, dónde los términos que representan los conceptos se ordenan alfabéticamente ( listas de materias, lista de los tesauros, ... ) o la Indización Sistemática, dónde los conceptos se organizan por “ familias semánticas “, por proximidad temática. Así materias afines aparecen juntas ( sistema de clasificación y presentación jerárquica de los tesauros )