3. La Indización Sistemática

3.1 Definición

La indización sistemática o clasificación documental es la operación mediante la cuál se describe el contenido de un documento de forma sintética determinando su materia principal, ésta se representa utilizando un lenguaje documental codificado y precoordinado. El resultado es la agrupación de los documentos que tienen una temática común.

Este proceso se asienta sobre unas bases :

·         El contenido se representa de forma sintética, después de haber realizado un análisis de los conceptos y sus relaciones, el resultado se sintetiza en un solo código, el punto de acceso. Si no se puede en un solo código se usan como mucho tres, pero en muy pocas ocasiones.

·         La asignación del código, sitúa al documento por su contenido dentro de un sistema general o especializado, este sistema consiste en una estructura metódica de clases conceptualmente relacionadas entre sí. Las clases de este sistema agrupan temas o conceptos que tienen características comunes, por eso se llama indización sistemática, al situar los conceptos en un sistema agrupándolos según su afinidad temática. Esto se consigue porque se utiliza un código que refleja la estructura del sistema de clasificación. Una herramienta muy utilizada en las clasificaciones bibliográficas.

3.2 Características de los sistemas de clasificación bibliográfica

·         Lenguajes codificados desde el punto de vista del vocabulario.

·         Desde el punto de vista estructural, los lenguajes son de estructura jerárquica ( origen común del documento ) o de estructura combinatoria.

·         Son lenguajes precoordinados, ya que se estructuran al almacenar los datos.

·         Estos lenguajes normalizan en 3 niveles, morfológico ( 1 ), sintáctico ( 2 ) y semántico ( 3 ) :

1.- Es necesario normalizar las notaciones ( códigos numéricos, alfabéticos, alfanuméricos, ... ), ya que la notación refleja la estructura del sistema, la jerárquica y también tiene que permitir identificar los distintos elementos cuando el sistema tiene estructura combinatoria.

2.- Es necesario evitar la ambigüedad ( sinonimia, apenas existente, y polisemia, controlada por la propia estructura del sistema ). En la red de relaciones, predominan las jerárquicas y las asociativas apenas aparecen en las clasificaciones documentales.

3.- Es necesario establecer el orden de sucesión de los elementos que componen un código y también determinar los signos que van determinar relaciones entre conceptos en caso de que se representen, toda esta información se presenta en una estructura bipartita :

·         Tablas del sistema de clasificación : muestran sistemáticamente las materias y sus relaciones, mediante la notación ( código que representa materia ) y la rúbrica ( expresión verbal del significado de ese código )

·         Índice alfabético : Se enumeran todas las materias que contienen las tablas sistemáticas remitiéndonos al código que representa esa materia en las tablas principales.

3.3 Aplicaciones de los sistemas de clasificación

Las clasificaciones documentales se utilizan con 2 objetivos :

·         Organizar fondos : A diferencia de otros lenguajes documentales que sólo nos permiten referencias de los documentos, los sistemas de clasificación nos permiten acceder al documento. Teniendo en cuenta que los usuarios finales no conocen el sistema, se debe utilizar códigos sencillos y un sistema de señalización que permita al usuario orientarse dentro de la colección.

A pesar de todos estos recursos, las dificultades de acceso a los fondos organizados con clasificaciones documentales provocaron la búsqueda de sistemas alternativos especialmente en las bibliotecas públicas. Las primeras iniciativas se dieron en el área anglosajona en la década de los años 40, empezaron a utilizar los sistemas del centro de interés ( intenta simplificar clasificación estableciendo categorías más afines a los criterios de los usuarios finales que las categorías empleadas en los sistemas tradicionales ) tradicionalmente las disciplinas dividen, en los centros de interés materias que agrupan.

·         Organizar índices, catálogos, bibliografías : Sirven para sintetizar herramientas que tradicionalmente se han empleado en las unidades de información para organizar el conocimiento y para facilitar la recuperación de la información.

El resultado del uso de las clasificaciones documentales son los índices, catálogos y bibliografías sistemáticas.

Hace un par de décadas nadie apostaba mucho por el futuro de las clasificaciones bibliográficas como herramientas para la recuperación de la información, el desarrollo de las tecnologías de la información ha ampliado el ámbito de uso de estos sistemas.

Los sistemas de clasificación se han revalorizado, en la década de los 80 se inicia el proceso de los catálogos en línea, y se demuestra que los sistemas de clasificación son útiles como herramientas de clasificación sistemática en línea porque facilitan las búsquedas explorativas ( Browsing ) y porque permiten visualizar en la pantalla documentos afines temáticamente. También es posible ampliar o limitar la búsqueda a términos o materias más genéricos o específicos, gracias a las posibilidades de navegación de la estructura jerárquica ( directorios de recursos de Internet, ... )

Además permiten contextualizar la búsqueda dentro de una disciplina, eliminando así la ambigüedad del lenguaje natural. Y los códigos de clasificación pueden funcionar como un lenguaje-puente para salvar las barreras lingüísticas.